Gestão de Estoque: Como Calcular o Mínimo, Máximo e Ideal

Gestão de estoque é ter de cada produto a quantidade que atende o cliente sem prender dinheiro em mercadoria parada. A conta usa três números: quanto você vende por mês, quanto vende por dia e quantos dias o fornecedor leva para repor. Com eles você calcula o estoque mínimo (venda por dia vezes dias de reposição), o estoque máximo (venda por dia vezes 30, mais o mínimo) e o estoque ideal (mínimo mais máximo, dividido por dois). Tudo o que passa do máximo é dinheiro que deveria estar no caixa.

Este guia é a versão escrita do vídeo em que Lucas Pontes, fundador da LTQ Educação, faz a conta completa com o exemplo de um varejista de canetas. Para ver cada cálculo na tela, assista ao vídeo Como fazer gestão de estoque e não ficar com dinheiro parado.

Por que estoque demais faz o negócio perder dinheiro?

Estoque demais faz o negócio perder dinheiro porque cada produto na prateleira já foi pago com o caixa da empresa. Enquanto a mercadoria não vende, esse dinheiro fica parado e não paga fornecedor, imposto, funcionário nem anúncio. Muito negócio não quebra por vender pouco. Quebra porque prendeu o próprio dinheiro no estoque.

A crença de que quanto mais estoque, melhor, é comum entre lojistas. Só que um produto sem giro é um investimento que não volta. Quanto mais dinheiro parado em mercadoria, menos sobra para contratar, fazer campanha comercial ou pagar as contas que vencem no dia 1, no dia 5 e no dia 10.

No vídeo, o Lucas aponta a falta de capital de giro, o dinheiro que paga as contas do dia a dia, como uma das coisas que mais levam pequenos negócios à falência. E muitas vezes ela nasce de uma compra grande demais. Se você ainda não acompanha o que entra e o que sai, comece pelo guia prático de fluxo de caixa. Gestão de estoque não serve para ter pouco produto. Serve para ter a quantidade certa.

Quais números entram na gestão de estoque?

A gestão de estoque de um produto precisa de três números: o volume de vendas por mês, a velocidade de venda (quantas unidades saem por dia) e o tempo de reposição (quantos dias passam entre o pedido ao fornecedor e o produto pronto para vender). Os três dá para levantar sem sistema caro.

1. Volume de vendas mensal: quantas unidades de cada produto você vende por mês. Se você não sabe, comece a anotar hoje, nem que seja num caderno.

2. Velocidade de venda: a média mensal dividida por 30. É o ritmo de saída de cada item.

3. Tempo de reposição: os dias desde o pedido até a mercadoria estar na loja, conferida e pronta para vender.

Como achar a média de vendas

A média de vendas mensal é a soma das vendas de alguns meses dividida pelo número de meses. No vídeo, 40, 45 e 38 canetas vendidas em janeiro, fevereiro e março dão média de 41 canetas por mês. Três meses bastam para um produto que vende o ano todo. Se o seu produto tem sazonalidade, use a média de 12 meses: ela mostra melhor quanto estoque você vai precisar no ano seguinte.

Como medir o tempo de reposição sem se enganar

O tempo de reposição é o número de dias entre o pedido ao fornecedor e o produto pronto para vender, somando o tempo do pedido, o da entrega e o da conferência. No exemplo do vídeo, o varejista de canetas leva 7 dias. Uma confeitaria repõe insumo muito mais rápido, porque basta ir ao mercado. Uma loja que depende de fornecedor faz pedido, espera a entrega e confere a mercadoria, então seja realista na conta.

Como calcular o estoque mínimo?

O estoque mínimo é a menor quantidade de um produto que a loja pode ter sem correr o risco de faltar mercadoria enquanto o pedido novo não chega. Para calcular, multiplique a venda média por dia pelo tempo de reposição em dias. Ele funciona como o colchão de segurança do estoque.

Estoque mínimo = venda por dia × tempo de reposição em dias

O resultado cobre exatamente as vendas que vão acontecer durante a espera. Abaixo dele, você corre o risco de dizer ao cliente que acabou.

Estoque mínimo conservador ou agressivo

O estoque mínimo pode ser ajustado ao perfil do negócio. O Lucas multiplica o resultado por 1,5 para quem quer mais segurança e por 0,8 para quem precisa de mais dinheiro girando. No exemplo das canetas, o mínimo de 10 vira 15 no perfil conservador e 8 no agressivo. A escolha depende da saúde financeira da empresa e do risco que ela aguenta. Se você não se vê em nenhum dos dois extremos, fique com o cálculo padrão.

Como calcular o estoque máximo?

O estoque máximo é o teto de unidades de um produto que a loja não deve passar, porque acima dele a mercadoria não vende rápido o bastante para o dinheiro voltar ao caixa. Para calcular, multiplique a venda por dia por 30 dias e some o estoque mínimo ao resultado.

Estoque máximo = venda por dia × 30 dias + estoque mínimo

A conta cobre um mês de vendas e ainda guarda o colchão de segurança. Por isso a ordem importa: comece sempre pelo mínimo, porque ele entra no cálculo do máximo. Você vai achar em outros guias a versão com lote de compra (mínimo mais o tamanho do pedido). A do vídeo funciona sem você saber o lote, só com o ritmo de venda.

Como calcular o estoque ideal?

O estoque ideal é o ponto de equilíbrio entre o mínimo e o máximo: a quantidade que atende os clientes sem deixar dinheiro parado demais. A fórmula é somar o estoque mínimo com o estoque máximo e dividir o resultado por dois. É o número para mirar a cada nova compra.

Estoque ideal = (estoque mínimo + estoque máximo) ÷ 2

Abaixo do ideal você ainda vende, mas se aproxima do limite de segurança. Acima dele, cada unidade a mais é caixa que demora a voltar.

Exemplo completo: a gestão de estoque de um varejista de canetas

No vídeo, o Lucas Pontes calcula a gestão de estoque de um varejista que vende canetas, produto básico que sai o ano todo. Com média de 41 canetas vendidas por mês e 7 dias de reposição, o estoque mínimo dá 10 unidades, o máximo dá 51 e o estoque ideal fica em 31 canetas.

1. Vendas: 40 canetas em janeiro, 45 em fevereiro e 38 em março. A soma, 123, dividida por 3 dá 41 canetas por mês.

2. Velocidade de venda: 41 dividido por 30 dá 1,37 caneta por dia. Tem dia que sai mais e dia que não sai nenhuma, mas a conta usa a média.

3. Tempo de reposição: 7 dias, do pedido ao fornecedor até a caneta pronta na loja.

4. Estoque mínimo: 1,37 × 7 = 9,59, ou seja, 10 canetas. No perfil conservador (× 1,5), 15. No agressivo (× 0,8), 8.

5. Estoque máximo: 1,37 × 30 = 41, mais 10 do mínimo, 51 canetas. Ter 100 canetas não adianta: é dinheiro parado.

6. Estoque ideal: (10 + 51) ÷ 2 = 30,5, arredondado para 31 canetas.

Com 31 canetas, o varejista continua atendendo quem procura e não deixa dinheiro parado sem necessidade. As contas acima foram refeitas a partir dos números do vídeo.

Quanto dinheiro está parado no seu estoque?

O dinheiro parado no estoque é a quantidade de unidades multiplicada pelo custo de cada uma. Feita para tudo o que passa do estoque máximo, essa conta mostra quanto caixa a loja consegue liberar sem deixar faltar produto para o cliente. É o número que mais pesa na decisão da próxima compra.

No exemplo das canetas, se cada uma custa 2 reais e há 60 em estoque, são 120 reais presos. Com 30 canetas, são 60 reais: metade do dinheiro, sem faltar caneta para ninguém.

Agora faça a mesma conta com o que passa do máximo. Se você tem 50 unidades de um produto acima do limite e cada uma custa 60 reais, são 3 mil reais que dá para liberar e usar em marketing, folha, imposto ou fornecedor. Repita para cada item. Numa loja com mais de 100 produtos, o Lucas mostra que a soma pode chegar a 5, 10 ou 15 mil reais parados. Esse valor costuma ser o capital de giro ou a reserva que está faltando. Se você vende produto, veja também como montar o controle financeiro para quem vende.

"Já vi inúmeros negócios morrerem porque estocaram demais e não tinham vazão nas vendas." Lucas Pontes, no vídeo.

Estoque parado não é o único ralo do caixa. Confira também os 5 erros financeiros que destroem o lucro de um pequeno negócio.

Perguntas frequentes

O que é estoque mínimo?

Estoque mínimo é a menor quantidade de um produto que você precisa ter para não ficar sem mercadoria enquanto espera a reposição. Para calcular, multiplique quantas unidades você vende por dia pelo número de dias que o fornecedor leva para entregar. Se você vende 1,37 unidade por dia e a reposição leva 7 dias, o estoque mínimo é de 10 unidades.

Como calcular o estoque máximo?

Para calcular o estoque máximo, multiplique a venda média por dia por 30 e some o estoque mínimo. O resultado é o limite que você não deve passar, porque acima dele a mercadoria não gira na velocidade necessária e o dinheiro fica parado. Com venda de 1,37 unidade por dia e estoque mínimo de 10, o estoque máximo é de 51 unidades.

Qual a fórmula do estoque ideal?

A fórmula do estoque ideal é a média entre o estoque mínimo e o estoque máximo: some os dois e divida por dois. Com mínimo de 10 e máximo de 51 unidades, o estoque ideal fica em 30,5, arredondado para 31. É a quantidade que atende os clientes sem prender mais dinheiro do que o necessário em mercadoria.

Como fazer gestão de estoque de produto sazonal?

Na gestão de estoque de produto sazonal, que vende muito mais em certas épocas do ano, use a média de vendas de um ano inteiro em vez de poucos meses. A média anual suaviza os picos e mostra melhor quanto estoque planejar para o ano seguinte. As fórmulas de estoque mínimo, máximo e ideal continuam as mesmas, só muda a base da média.

Como saber quanto dinheiro dá para liberar do estoque?

Para saber quanto dinheiro dá para liberar do estoque, conte as unidades de cada produto que estão acima do estoque máximo e multiplique pelo custo de cada uma. Se são 50 unidades a 60 reais, há 3 mil reais que podem voltar ao caixa. Some o resultado de todos os produtos e deixe de recompor esses itens na próxima compra.

Preciso de sistema para fazer gestão de estoque?

Para começar a gestão de estoque, você não precisa de sistema. Os três números da conta, vendas por mês, vendas por dia e tempo de reposição, cabem num caderno ou numa planilha. O que não pode faltar é o registro das vendas de cada produto todo mês, porque sem esse dado nenhuma fórmula de estoque mínimo, máximo ou ideal funciona.

Por onde começar

Para começar a gestão de estoque, aplique a conta aos produtos que mais vendem, um por vez:

1. Anote as vendas dos últimos três meses de cada um e tire a média.

2. Divida a média por 30 para achar a venda por dia.

3. Descubra o tempo real de reposição com o fornecedor.

4. Calcule o mínimo, o máximo e o ideal, e multiplique pelo custo tudo o que passar do máximo.

O que estiver acima do máximo é dinheiro que você mesmo prendeu. Para enxergar o caixa que entra e sai todo dia, use o Financeiro Diário, o sistema da LTQ que mostra o fluxo de caixa diário e mensal no celular ou no computador. O plano anual sai por 12x de R$ 49,90 ou R$ 598,80 à vista, e quem já tem a planilha da LTQ paga R$ 441,80 no ano pela página de upgrade. Se quiser rever cada conta das canetas, assista ao vídeo completo.